Zo organiseer je een succesvol online evenement

Vier uur staren naar een pratend hoofd, een haperende verbinding en nul mogelijkheid tot interactie? De nachtmerrie van elke organisator van een online evenement! Terwijl je óók een complete beleving kunt neerzetten. Online of hybride evenementen zijn sinds maart aan de orde van de dag. Er is gelukkig van alles mogelijk om elkaar op deze manier toch te ontmoeten. Maar de ontwikkelingen gaan ontzettend snel. Met deze vijf tips helpen we je een handje: waar moet je op letten voor een succesvol online evenement?

Daar waar online of hybride evenementen vóór maart nauwelijks voorkwamen, zijn ze de komende tijd niet weg te denken. De ontwikkelingen zijn in een sneltreinvaart geraakt, de meeste locaties bieden inmiddels allerlei mooie mogelijkheden aan om een event online of hybride te laten plaatsvinden. Maar met een mooie online studio alleen ben je er nog niet!

1. Interactie is key

Hét toverwoord voor een succesvol evenement is interactie. Mensen kunnen dan wel niet live bij elkaar zijn, netwerken, sparren en inspiratie opdoen door met elkaar te communiceren zit in het menselijke DNA. Netwerken is zelfs de nummer 1 reden om een evenement bij te wonen. Zorg er dus voor dat ook de gasten die jouw evenement online volgen, voldoende mogelijkheid tot interactie hebben. Dit kan bijvoorbeeld met polls, een open chatfunctie, een Q&A-functie (met moderator), of een chatroulette waardoor mensen spontaan met elkaar in contact komen.

2. Pakkende inhoud is belangrijker dan ooit!

Natuurlijk is de inhoud dé reden om je evenement te organiseren. Pas wel op dat je je draaiboek niet één op één kunt overnemen zodra je besluit om je evenement online te gaan organiseren. Mensen beleven een programma online op een hele andere manier dan live, niet in de laatste plaats omdat mensen online een veel kortere aandachtsspanne hebben. Dit zorgt ervoor dat een pakkende inhoud belangrijker is dan ooit. Kortere sprekerssessies, afwisseling en voldoende pauzes tussendoor zorgen ervoor dat je deelnemer enthousiast blijft over de inhoud.

3. Zorg voor afwisselend beeld

Voortbordurend op de inhoud, is ook de manier waarop de inhoud behandeld wordt anders dan live. Mensen zijn online veel sneller afgeleid dan live. In een zaal loop je niet zo snel weg, online klik je makkelijk even naar een ander scherm… en dan ben je je toeschouwers kwijt! Verschillende sessievormen, afgewisseld met filmpjes, logo’s of animaties zorgen ervoor dat je toeschouwer wél geboeid blijft. Een ervaren AV-partner of een customized platform kan je hierbij helpen.

4. Kies een professionele digitale studio

Heeft de locatie waarmee je wilt samenwerken een eigen digitale studio? Werken ze samen met een betrouwbare AV-partner? AV-bedrijven hebben zich de afgelopen maanden razendsnel ontwikkeld om de vraag naar opnamestudio’s, digitale platformen en technische faciliteiten aan te kunnen en zo soepel mogelijk te schakelen tussen thuiswerkers en sprekers. Maak hier gebruik van, want een succesvolle livestream is een vak apart. Een goede internetverbinding, ervaring met het platform waarmee je werkt en een rehearsal vooraf zijn echt onmisbaar!

5. Kies sprekers met ervaring met online

Zonder live publiek is spreken opeens een heel ander kunstje! Als spreker mis je de wisselwerking met je publiek. Het is bovendien moeilijk om de energie van je toehoorders in te schatten als je enkel tegen een scherm praat. Als je er zeker van wilt zijn dat je spreker je deelnemers blijft boeien, informeer dan of hij of zij ervaring heeft met online evenementen. Een beetje extra technische kennis kan bovendien ook geen kwaad.

Naast het voor de hand liggende voordeel dat je gasten niet op een locatie aanwezig hoeven te zijn, kan het organiseren én bezoeken van een online evenement echt een eyeopener zijn. Experimenteer met de mogelijkheden: een online evenement kan een bijzondere en leuke ervaring zijn. Misschien tipt het niet aan die livebeleving, maar het komt zeker in de buurt!

Dit vind je misschien ook interessant: