Eerste grote COVID-proof event bij GelreDome!

We mogen weer! Dat was toch wel het overheersende gevoel toen Sietze Braam, locatiemanager voor de VIP & Business in GelreDome, met zijn team vanuit Buitenpoort Catering aan de slag mocht voor een groot evenement bij GelreDome. Door creatief om te gaan met de mogelijkheden van het gebouw, de sprekers van zaal te laten wisselen in plaats van de gasten en ook de foodinvulling nét even anders aan te pakken, konden er maar liefst 250+ gasten ontvangen worden. Veilig, creatief en gastvrij!

‘Zowel op de derde, vierde als vijfde verdieping van GelreDome zijn zalen en loges die ingezet kunnen worden voor zakelijke evenementen’, vertelt Sietze Braam om een beetje inzicht te krijgen in de uitgebreide mogelijkheden van GelreDome. ‘Voor hele grote groepen mensen zetten we bovendien de Promenade rondom in. Gasten kunnen plaatsnemen voor een sessie in de hoeken van de Promenade. Zo hebben we allerlei mogelijkheden om op te schalen. Met de tribune erbij zijn de mogelijkheden bovendien bijna oneindig’, zegt hij.

Creativiteit

Maar dat is de normale situatie. De laatste maanden zijn echter allesbehalve normaal. ‘Het organiseren van een evenement binnen de heersende maatregelen vraagt inderdaad om flink wat creativiteit’, beaamt Sietze. ‘Maar het kán wel!’ Om mensen zo gefaseerd mogelijk te laten binnenkomen, werd de ontvangst van de gasten bijvoorbeeld geregeld met timeslots. Doordat GelreDome sowieso al gebouwd is om grote groepen mensen te kunnen ontvangen, is er voldoende ruimte in het gebouw om de 1,5-meter afstand te garanderen.

Onnodige traffic vermijden

Sietze: ‘Bij het laatste grote event werden de gasten verdeeld over 10 zalen met 30 personen. Door ervoor te kiezen om de sprekers van zaal te laten wisselen in plaats van de bezoekers, konden we ook op dit punt onnodige traffic vermijden. De gasten bleven dus tijdens het programma in hun eigen zaal. Ondanks dat het een groot evenement was, bleef het op deze manier behapbaar.’ Vanuit de loge volgden de gasten via een livestream het plenaire programma. ‘De loge werd gebruikt als presentatieruimte, ook vanuit het hoofdkantoor van de opdrachtgever liepen er streams. Zo kon iedereen toch hetzelfde programma volgen. Om dit perfect te laten verlopen, hebben de AV-professionals van GelreDome tijdens het event volledige technische ondersteuning geboden.’

Lees verder

Ontspannen op de inhoud richten

Door slimme looproutes, triage, een zaalopstelling op 1,5 meter en de nodige extra hygiënemaatregelen, hebben wij ervoor gezorgd dat de gasten zich ontspannen op de inhoud van hun programma konden richten. Sietze: ‘Hospitality is ons ding, daar zijn we goed in. We willen graag dat iedereen zich prettig en veilig voelt in Gelredome en dat bedrijven hier graag komen.’

Take away lunch

De lunches worden in deze coronatijd geportioneerd aangereikt, in de vorm van lunchbags. ‘Ook qua bereiding en foodinvulling is het belangrijk om rekening te houden met de richtlijnen’, verduidelijkt Sietze. Bijkomend voordeel van een take away lunch, is dat de gasten eventueel in de pauze buiten een ommetje kunnen maken door het groen – achter GelreDome ligt namelijk Elden en natuurgebied Meinerswijk. Ook binnen hebben mensen alle ruimte. Zo kunnen ze ook op de Promenade overdekt hun benen strekken of hun lunch opeten op de tribune voor een echte Dome-beleving!

Live!

‘De evenementenbranche heeft een goede focus om gasten op een prettige, veilige manier binnen de richtlijnen te kunnen ontvangen. De hoopvolle boodschap is dan ook wat mij betreft: kijk vooral naar wat er wél kan. Hybride evenementen zijn wat mij betreft dan ook een mooie ontwikkeling en een goede aanvulling op al bestaande mogelijkheden. Maar mensen blijven altijd behoefte hebben aan netwerken, dus de kracht van live-events zal blijvend zijn!’

Het eerste grote coronaproof event dat wordt beschreven vond plaats op maandag 7 september. De opties voor fysieke evenementen zijn op het moment uiteraard anders dan hierboven wordt geschetst. Natuurlijk denken we vanuit Convention Bureau Veluwe Arnhem Nijmegen samen met GelreDome nog altijd graag met je mee over de mogelijkheden!

Dit vind je misschien ook interessant: