Tips bij het openen van een vergadering
Het is fijn als medewerkers vanaf het begin betrokken zijn bij je vergadering. Het belang van een goede opening wordt vaak onderschat. Open daarom jouw volgende vergadering op een effectieve en leuke manier.
1. Bereid de vergadering goed voor
Het ligt voor de hand, maar is zo belangrijk: begin op tijd! Dit voorkomt een slecht humeur bij de deelnemers en verminderde concentratie. De tijd van jouw werknemers is duurzaam, verspil het dus niet.
Het ‘waarom’ van een vergadering is belangrijk. Wat is het doel van de vergadering? Weten wat je van anderen wilt, maakt het makkelijker om dat te verkrijgen gedurende de meeting.
2. Zorg voor een inspirerende start
De manier waarop een vergadering start, is bepalend voor het verloop van de vergadering. Stop met een inspiratieloze start en begin met originele, inspirerende ‘kick off’. Wacht dacht je van:
- Starten met een inspirerende tekst. Zet met een oneliner iedereen op scherp of laat een goede TED-talk zien.
- Begin met ijsbreker. Zo kan je op een open manier overleggen met elkaar. Vraag bijvoorbeeld wat mensen in de meeting komen halen en brengen, of vraag iedereen om zijn wensen en/of doelen te delen.
- Deel successen van teamleden. Hierdoor voelen mensen zich gevleid en gaan ze zelfs uitkijken naar de volgende vergadering.
- Zorg voor een uitdaging. Leg een probleem aan het begin van de vergadering voor aan het doen. Dit kan werk gerelateerd zijn of een raadsel. Zo worden de mensen wakker geschud en zijn ze productiever tijdens de vergadering.
3. Doorbreek de sleur
Vergaderroutines veranderen langzaamaan in verplichtingen. Begin jouw vergadering eens op een andere dag of tijd of ga in plaats van zittend juist wandelend vergaderen. Of begin de vergadering op een externe locatie. Een nieuwe omgeving geeft meer ruimte voor inspiratie en andere inzichten.