5 tips voor de organisatie van een bedrijfsevenement met impact
Het moet uniek en bijzonder worden, het liefst ook onvergetelijk én je gasten moeten geïnspireerd naar huis gaan. Een écht goed evenement schud je niet zomaar uit je mouw, de organisatie vraagt om een gedegen voorbereiding. Bovendien zijn de wensen de afgelopen twee jaar verschoven: mensen zijn een stuk kritischer geworden! Waar moet je aan denken om ervoor te zorgen dat jouw evenement een bedrijfsevenement met impact wordt? Wij bundelden de vijf belangrijkste punten voor je.
1. Waarom? Bepaal je doel!
Elk bedrijfsevenement heeft een aanleiding. Een jubileum, een nieuwe strategie, een productpresentatie of een eindejaarsviering. Die aanleiding is je uitgangspunt en het startpunt van het bepalen van je doel. Wat wil je bereiken met je evenement? Tijd is schaars, dus mensen kijken kritischer naar hun eventbezoek. Neem dus een stapje terug voordat je aan de tekentafel gaat zitten voor de verdere eventplanning.
2. Content, content, content
Bezoekers van bedrijfsevenementen zijn de afgelopen jaren over de hele linie genomen kritischer geworden. Wil je je gasten over de streep trekken om tijd in hun volle agenda’s te maken voor jouw evenement? Zorg dan voor een écht sterk programma. Content is key, zéker nu mensen zich steeds meer afvragen of hun evenementenbezoek de (tijds)investering waard is. Wees uniek qua inhoud en stel je bezoekers centraal. Zo word je evenement echt impactvol.
3. Kies een goede locatie
Onderschat de kracht van de juiste locatie niet, een passende evenementenlocatie speelt een grote rol in het succes van jouw bedrijfsevenement. Een locatie kan een jouw doelstelling ondersteunen: een Green Key-locatie als je duurzaamheid nastreeft of een buitenlocatie als je je gasten wilt verrassen of uit hun comfortzone wilt halen om creativiteit te stimuleren.
4. Online? Niet meer weg te denken!
De digitale wereld is niet meer weg te denken als je een succesvol bedrijfsevenement wilt organiseren. Van de digitale uitnodiging tot een eigen eventapp, VR in je programma en social media accounts om verslag te doen van de dag, tot de keuze om een online component toe te voegen of een volledig hybride versie van je evenement te organiseren voor mensen die niet live op locatie aanwezig kunnen zijn. De waaier aan opties is de afgelopen jaren flink uitgebreid en eigenlijk té leuk en handig om geen gebruik van te maken.
5. Zet in op beleving
Noem het interactie, noem het beleving of ervaring: bezoekers willen méégenomen worden. De tijd van lange plenaire sessies is voorbij, mensen willen actief betrokken worden bij het programma en hun eigen steentje bijdragen. Subsessies, workshops, een energieke dagvoorzitter en bijzondere ervaringen zorgen ervoor dat mensen op het puntje van hun stoel zitten en daardoor een stuk betrokkener zijn bij je inhoud en daarmee het doel van je evenement: geïnspireerde gasten!