4 tips voor de voorbereiding van een vergadering

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit voorkomt dat er tijd verloren gaat met bijpraten over een onderwerp en het herhalen van informatie. Hoe beter de voorbereiding, hoe efficiënter de vergadering!

1. Bepaal de agendapunten met alle deelnemers

Gebruik een vast format. Hierin neem je de vaste en variabele agendapunten op. Vaste agendapunten zijn bijvoorbeeld welkom en opening, ingekomen stukken, mededelingen etc. Spreek een duidelijk deadline af met alle deelnemers voor het indienen van variabele agendapunten.

2. Stel de agenda op

Zorg voor voldoende tijd voor elk vergaderpunt. Zorg voor een actielijst vanuit de vorige meeting en controleer van tevoren of er nog acties openstaan. Bespreek indien nodig afgeronde of openstaande actiepunten.

Ga daarna de agendapunten af van belangrijk naar minder belangrijk. Zorg dat het doel van alle agendapunten duidelijk is. Zorg voor een goede afwisseling tussen onderwerpen en werkvormen.

3. Verstuur de uitnodiging en aanvullende documenten

Stuur enkele dagen voor de vergaderen de uitnodiging, agenda en aanvullende documenten. Zorg dat iedereen voldoende tijd heeft om zich voor te bereiden. Maak het doel van de vergadering duidelijk. Denk kritisch na over wie je uitnodigt.

4. Zorg dat alles logistiek geregeld is

Boek een vergaderlocatie in de regio! Regel direct een prikkelende vergaderruimte inclusief vergaderarrangement. Zo kan je zorgeloos aan de vergadering beginnen, alle visuele middelen, flip overs en eten is namelijk al geregeld. En de locaties denken ook nog eens graag met je mee met praktische tips om de perfecte vergadering te organiseren.

Ga vergaderen op een externe locatie!

Contact opnemen

Heb je vragen over de regio Arnhem, het Rijk van Nijmegen of de Veluwe als zakelijke bestemming of ben je op zoek naar aanvullende informatie? Dan kun je contact opnemen door het contactformulier in te vullen. We komen er zo snel mogelijk bij je op terug!

Contactformulier