4 tips voor de voorbereiding van een vergadering

Gebruik een vast format. Hierin neem je de vaste en variabele agendapunten op. Vaste agendapunten zijn bijvoorbeeld welkom en opening, ingekomen stukken, mededelingen etc. Spreek een duidelijk deadline af met alle deelnemers voor het indienen van variabele agendapunten.

Zorg voor voldoende tijd voor elk vergaderpunt. Zorg voor een actielijst vanuit de vorige meeting en controleer van tevoren of er nog acties openstaan. Bespreek indien nodig afgeronde of openstaande actiepunten.

Ga daarna de agendapunten af van belangrijk naar minder belangrijk. Zorg dat het doel van alle agendapunten duidelijk is. Zorg voor een goede afwisseling tussen onderwerpen en werkvormen.

Stuur enkele dagen voor de vergaderen de uitnodiging, agenda en aanvullende documenten. Zorg dat iedereen voldoende tijd heeft om zich voor te bereiden. Maak het doel van de vergadering duidelijk. Denk kritisch na over wie je uitnodigt.

Boek een vergaderlocatie in de regio! Regel direct een prikkelende vergaderruimte inclusief vergaderarrangement. Zo kan je zorgeloos aan de vergadering beginnen, alle visuele middelen, flip overs en eten is namelijk al geregeld. En de locaties denken ook nog eens graag met je mee met praktische tips om de perfecte vergadering te organiseren.